Как арендовать автомобиль сотрудника, директора?

Практически каждое предприятие в ходе осуществления своей деятельности регулярно нуждается в использовании транспортных средств, в т. ч. автомобилей. Одной из форм обеспечения необходимости компании в транспортных услугах является аренда автомобиля в одного из ее сотрудников, включая и директора. В зависимости от статуса арендодателя (а в нашем случае это, как правило, – физическое лицо (не предприниматель), перечень налогов, которые арендатор обязан удерживать из его доходов, сводится к подоходному налогу и военному сбору.

Порядок оформления аренды автомобиля у сотрудника

А вы знаете, что по утверждению известного американского юриста и публициста Джеймса Ньюмена (1907-66 гг.), от высоких налогов из страны сбегает ничуть не меньше людей, чем по причине кризиса или от диктаторских режимов? Что ж, для клиентов нашего отдела бухгалтерского аутсорсинга не существует ни одной весомой причины для сворачивания своего бизнеса в Украине.   

Разделение труда - вот главное отличие наших комплексных пакетов. Хотите экономить - пакет БИЗНЕС - ведите базу самостоятельно, мы будет выполнять лишь функции контроля. В пакете ПРЕМИУМ мы будем вести вашу базу самостоятельно.

Пакет ПРОСТОЙ - платите по-операционно. Плата за бухуслуги зависит от активности вашей хоздеятельности в отчетном месяце.

Анна Кравченко

глава отдела бухгалтерии
кандидат экономических наук

 

Действующим гражданским законодательством, а именно статьей 799 ГК Украины, установлены следующие требования по оформлению договоров аренды транспортных средств у физлиц:

1. письменная форма данного соглашения;
2. его обязательное заверение у нотариуса.

Правила проведения нотариальных действий, содержащиеся в утвержденном приказом Минюста Порядке от 22.02.2012 г. под № 296/5 разрешают с этой целью обращаться к любому нотариусу на территории Украины вне зависимости от конкретного места регистрации автомобиля.

Поскольку нотариальное заверение соглашения об аренде автомобиля требует проведения отдельной оценки такого транспортного средства, а также дополнительных затрат на оплату услуг нотариуса, одним из вариантов его избегания выступает дальнейшее признание заключенного без нотариального удостоверения договора на аренду автомобиля действительным через третейский суд.

Обращаем Ваше внимание, что для надлежащего оформления соглашений по аренде транспортных средств между юрлицами достаточно всего лишь соблюдать письменную форму такого договора без обязательного его нотариального удостоверения.

Необходимые для передачи транспортных средств в аренду документы

Для того чтобы осуществить передачу принадлежащего сотруднику компании автомобиля ей в аренду понадобятся следующие документы:

• договор об аренде такого автомобиля;
• акт приема-передачи автомобиля;
• свидетельство о его регистрации, т.е. техпаспорт на автомобиль;
• акт по результатам техосмотра состояния арендуемого автомобиля;
• паспорт физлица-арендодателя и справка о присвоении ему идентификационного кода, а также копии данных документов.

Состав расходов предприятия при аренде автомобиля

По правилам действующего законодательства, в случае использования предприятием в процессе своей хозяйственной деятельности арендованных транспортных средств оно получает право на уменьшение размера своей налогооблагаемой прибыли на следующие понесенные в связи с этим расходы:

1. расходы по техобслуживанию арендованного автомобиля (например, на замену шин, аккумуляторов);
2. расходы по капитальному, а также текущему ремонту автомобиля;
3. расходы на использование горюче-смазочных материалов;
4. расходы на стоянку, а также парковку данного автомобиля.

Важно: согласно правилам налогового и бухгалтерского учетов, все затраты, понесенные компаниями на капремонт арендованных транспортных средств должны учитываться на отдельном счету их аналитического учета и подлежат амортизации.

Касательно списания использованных арендованным автомобилем горюче-смазочных материалов, то оно проводится предприятием на основании специально утвержденных Минтрансом (приказ под № 43 от 10.02.1998 г.) базовых линейных норм расходов таких материалов на 100 км пробега с учетом фактического пробега конкретного автомобиля.

Кроме того, с целью списания горюче-смазочных материалов при эксплуатации «нестандартного» транспортного средства следует самостоятельно провести расчет норматива расходования данных материалов на основании специально утвержденных коэффициентов и фактического пробега автомобиля.

Оформление путевых листов

Согласно разъяснениям Госстата, изложенным в его письме под № 18.1-25/Т-26-13/26 от 09.04.2013 г., компании, использующие в своей хозяйственной деятельности транспортные средства, имеют полное право не выдавать своим водителям путевые листы. Если же у конкретного предприятия возникла необходимость использовать данные документы, оно может на свое усмотрение решить вопрос оформления своих путевых листов.

Следовательно, в настоящее время допускается два варианта оформления документов для учета работы автотранспортных средств:

1. по специально утвержденной форме под № 3;
2. по разработанной самим предприятием форме.

Особенности учета аренды автомобиля у разных категорий сотрудников

Независимо от того, у кого из сотрудников – директора, главбуха, менеджера или иного работника предприятия осуществляется аренда автомобиля для его потребностей, порядок оформления документов будет неизменный.

Одновременно, законом устанавливаются определенные особенности по учету затрат на такой арендованный транспорт в зависимости от тех или иных целей его использования, а именно:

• перевозка руководителя компании – учет по 92 счету как административные расходы;
• перевозка ее главного инженера – учет по 91 счету как общепроизводственные расходы;
• перевозка начальника отдела сбыта – учет по 93 счету как расходы на сбыт.

Также в зависимости от счета, по которому ведется учет расходов на арендованный компанией автомобиль, зависит и отчетный налоговый период, а котором они учитываются.

Последствия нарушения порядка оформления затрат

В случае нарушения предприятием-арендатором документального оформления затрат на использование в своей деятельности арендованного транспортного средства определенные последствия ждут как само предприятие, так и физлицо-арендодателя.

В частности, в данной ситуации для предприятия возможны следующие негативные последствия:

1. уменьшение размера его затрат;
2. увеличение размера налогооблагаемой прибыли;
3. снятие налогового кредита по НДС.

В свою очередь, для владельца транспортного средства понесенные затраты, например на ремонт переданного им в аренду авто налоговиками могут быть квалифицированы как предоставленное ему арендатором дополнительное благо с одновременным обложением подоходным налогом.