Как правильно «пережить» проверку Гоструда?

С началом осени начался новый сезон охоты инспекторов Гоструда на бизнес. И хотя в самом ведомстве анонсировали усиленную проверку тех работодателей, которые имеют наивысший риск применения незадекларированного труда, тем, кто не относит себя к этой группе риска, расслабляться также не стоит. Что могут проверить трудовые инспекторы и как правильно подготовиться к их приходу?

Что и как могут проверить?

Начнем с того, что проверки соблюдения требований трудового законодательства проводятся в форме инспекционных посещений инспекторами Гоструда и ОМС. Разница заключается в уровне компетенции: если Гоструда вправе проверить компанию по любым вопросам трудового законодательства и охраны труда, то инспекторы от местных советов — исключительно по вопросам оплаты труда и оформления трудовых отношений. Плановые проверки проводятся согласно годового плана проверок, утверждаемого Гоструда до 1 декабря года, предшествующего плановому, с указанием даты начала и срока их осуществления. Также, ведомство обязано письменно уведомить компанию о проведении проверки за десять дней до ее проведения. А вот внеплановые проверки могут проводиться в любое время и без предупреждения, правда, при наличии оснований, определенных законодательством: недостоверные данные в отчетности, обращение работника о нарушении законодательства о труде, невыполнение требований предписания инспектора труда и др.

В зависимости от оснований проверки определяется и круг вопросов, который будет интересовать инспекторов. При этом обращаем внимание, что проверяющие вправе требовать только те документы, которые непосредственно касаются предмета проверки, а требование о предоставлении других документов будет считаться превышением полномочий, а значит незаконным.

Как подготовиться к проверке?

Выстраивать линию защиты непосредственно во время проверки будет не лучшим решением, поэтому подготовиться к визиту инспекторов лучше заблаговременно. Это увеличит ваши шансы на ее эффективное прохождение, а значит, и минимизирует финансовые, репутационные и другие потери. Процесс подготовки рекомендуется разделить на несколько этапов.

Этап 1. Подготовка документации. Поскольку проверять начнут кадровую работу, стоит провести небольшой аудит состояния этого направления в компании и укомплектовать его всеми документами, которые должны быть в наличии в обязательном порядке. Также, кроме недостающих, посредством аудита можно выявить и документы, не соответствующие требованиям трудового законодательства. Не лишним будет провести мини-ревизию бухгалтерии на предмет правильности и своевременности начисления и выплаты заработной платы сотрудникам, других платежей, наличия актов выполненных-работ и проведения расчетов по ГПД.

Этап 2. Подготовка сотрудников. Как правило, больше всего информации о делах компании инспекторы получают непосредственно от сотрудников. И дело не в том, что они специально могут разболтать какие-то тайны, а в элементарном непонимании того, что можно, а что нельзя говорить постороннему человеку, даже если он наделен определенными полномочиями. А раз так, то инструктаж персонала относительно коммуникации с проверяющими, их прав, порядка действий при проверке и запрещенных тем является одним из важнейших элементов подготовки компании к визиту Гоструда. При этом существует несколько простых способов подготовки сотрудников, например, разослать на их почту соответствующие инструкции с алгоритмом действий, провести тренинг при участии юриста-«трудовика» или опытного кадровика. Здесь важно убедиться, что сотрудники прониклись темой и готовы правильно действовать даже находясь под прессингом проверяющего.

Этап 3. Назначение ответственного лица. Проверка не должна проходить хаотично, или строго по плану инспекторов. Необходимо принимать в процессе активное участие в виде контроля всего, что происходит во время проверки. Для этого стоит определить круг лиц, которые будут коммуницировать с проверяющими, а также зону их ответственности. Это может быть юрист, компании, сотрудник СБ, кадровик или бухгалтер. Как правило, наличие четкого алгоритма действий руководства и персонала компании при проверке, определение ответственных лиц за ее сопровождение позволит не допустить возможных злоупотреблений со стороны проверяющих, утечки конфиденциальной информации и нервозности в коллективе.

Как действовать во время проверки?

Подготовка конкретной компании к проверке инспекторами Гоструда будет зависеть от ее вида деятельности, масштабов и еще ряда факторов. Между тем, практикой бизнеса наработаны некие общие советы, которые будут актуальны для многих.

Совет 1. Сотрудник компании, который встретил проверяющих, должен незамедлительно сообщить об их приходе руководителю или замещающему его лицу.

Совет 2. Лицо, уполномоченное на коммуникацию с проверяющими, должно тщательно ознакомиться с удостоверением инспектора Гоструда, предписанием на проверку.

Совет 3. Необходимо предоставить инспектору Журнал проведения проверок для внесения соответствующей записи.

Совет 4. Предоставить проверяющему, по возможности, отдельный кабинет, а за неимением — отдельное рабочее место.

Совет 5. Без промедления, но и излишней торопливости, предоставлять проверяющему документы, оформляя такую передачу соответствующим актом приема-передачи.

Совет 6. Свести к минимуму коммуникацию проверяющего с сотрудниками компании, не допуская при этом его вмешательства в рабочие бизнес-процессы.

Совет 7. Тщательно изучить итоговый акт проверки на предмет соответствия действительности изложенной в нем информации.

Совет 8. При наличии замечаний к акту проверки, изложить их в отдельном документе или указать в акте, что они будут представлены в установленный законодательством срок.

Совет 9. При необходимости, используйте свое право на обжалование результатов проверки в административном или судебном порядке.

Совет 10. При любых обстоятельствах руководству компании, персоналу и уполномоченным лицам следует вести себя с проверяющими предельно корректно, не допуская фамильярностей или иных «неуставных» взаимоотношений (подарком, распития спиртного и т.п.). Как правило, это не сильно влияет на результат проверки, но при определенных обстоятельствах может сильно помешать в отстаивании интересов компании.

Безусловно, в каждой ситуации могу быть свои нюансы, однако придерживаясь вышеуказанных советов и рекомендаций, ваша компания будет иметь намного больше шансов оставить проверяющих Гоструда «с носом».

Далее читайте наш материал - Как контролировать сотрудников предприятия