Общение с налоговиками в процессе бухгалтерского обслуживания

Доверяя ведение бухгалтерского учета специализированной компании можно быть уверенным в том, что в ее лице вы получаете также и надежного посредника между вами и налоговым органом, который возьмет на себя бремя взаимодействия с ним. Рассмотрим некоторые особенности общения с фискалами в процессе предоставления бухгалтерских услуг.

Коммуникация через аутсорсера

Взаимодействие с фискальной службой является вынужденной необходимостью для предпринимателей, и в отдельных случаях такое общение может быть не совсем приятным, особенно, если руководитель и/или бухгалтер не имеют для этого необходимых навыков и опыта. В таких случаях лучше доверить эту миссию специалистам, которые в силу своей подготовки и практического опыта умеют это делать. Конечно же, речь идет о сотрудниках бухгалтерской компании, с которой вы заключили договор на комплексное бухгалтерское обслуживание.

Разделение труда - вот главное отличие наших комплексных пакетов. Экономьте в пакете БИЗНЕС - ведите базу самостоятельно. Двигайтесь вперед в пакете ПРЕМИУМ - всю бухгалтерию берем на себя.

Пакет ПРОСТОЙ - платите по-операционно. Плата за услуги бухгалтера зависит от активности работы.

Стоит отметить, что в его рамках именно специалисты-аутсорсеры будут осуществлять основную коммуникацию с контролирующими органами, и это вполне оправдано. Они не только обладают необходимыми знаниями в части исчисления того или иного налога, действующих налоговых процедур, но и в силу многократного общения знакомы с психологией налоговиков и отлично понимают, как себя с ними вести в различных ситуациях, чтобы не навредить ни себе, ни в первую очередь, компании-клиенту.

Стоит заметить, что взаимодействие налогового органа и налогоплательщика во многом регламентировано действующим законодательством. Развитие информтехнологий заметно упростило налогоплательщикам контакты с фискалами, хотя и не сняло все проблемы. Сегодня отправка отчетности или других документов, в основном происходит при помощи телекоммуникационных каналов связи. Это позволяет практически мгновенно передавать электронные документы и получать от налоговиков подтверждение об их получении. Компания-аутсорсер при выполнении своих обязанностей по сдаче отчетности организовывает электронный документооборот документов, как от компании-заказчика, так и с налоговым органом.

Общайтесь с налоговиками правильно!

Таким образом, бухгалтерская компания в большинстве случаев будет взаимодействовать с налоговой службой посредством телекоммуникационных каналов связи (отправка отчетов, писем, получение подтверждений и т.п.). Однако в некоторых случаях не исключается и необходимость личного посещения сотрудниками компании-аутсорсера и представителей компании-заказчика офиса налоговой службы, например, если удаленное общение не смогло снять все вопросы, которые возникли у фискалов к отчетным документам.

И если механизм общения в первом случае, в общем-то, аналогичен обычной электронной коммуникации, то во втором варианте необходимо учитывать такие нюансы:

• в случае рассмотрения какой-либо спорной ситуации стоит иметь при себе оправдательные документы (как правило, находятся у компании-заказчика), с помощью которых аутсорсеры смогут снять проблему;
• если компромиссное решение не удается найти с рядовыми исполнителями, необходимо обратиться к их руководителям — иногда это помогает быстро устранить недоразумения;
• общаясь с представителями налогового органа необходимо избегать эмоционального или оскорбительного тона общения. Как правило, это больше присуще представителям компании-заказчика (руководителю, главбуху и т.п.), поскольку именно их впоследствии могут коснуться санкции фискалов. Поэтому, если позволяет ситуация, лучше доверить непосредственное общение профессионалам бухгалтерской компании;
• незначительные вопросы лучше решать посредством телефонных звонков без посещения налогового органа.

Кстати, сегодня одной из форм информационного взаимодействия с налоговыми органами может быть посещение тематических семинаров, освещающих актуальные темы, непосредственно касающиеся бухучета и сопровождения ВЭД. Также все большую популярность набирает такой удаленный метод взаимодействия налоговиков с налогоплательщиками, как вебинары.

Что не следует делать?

Итак, в случае необходимости очного общения представителей компании-заказчика и/или бухгалтерской компании с сотрудниками налоговой следует не допускать досадных ошибок, которые впоследствии могут иметь негативные последствия, в частности:

• Неправильный эмоциональный настрой. Эмоции, причем не только отрицательные, но и положительные, могут сказаться на ваших отношениях с представителями налогового органа. Поэтому, общаясь с ними, необходимо соблюдать максимальное спокойствие и придерживаться уверенного официального тона, без ненужного эмоционального окраса.
• Предложение подарков и договоренности «порешать вопрос». Вы не можете с уверенностью рассчитывать, что это поможет решить вашу проблему, но с большой долей вероятности усугубит ее. Как правило, сотрудники компании-аутсорсера негативно относятся к таким способам решения спорных ситуаций и не рекомендуют их использовать своим клиентам. Однако, если такие случаи случаются помимо их рекомендаций, компании-клиенту приходится расплачиваться за ошибки самостоятельно.
• Устные коммуникации. Это возможно, но по каким-либо несущественным вопросам. Что касается серьезных ситуаций, связанных, например, с налогообложением, стоит придерживаться документальной формы общения — на бумажных или электронных носителях.

Как видим, надлежащая организация взаимодействия с налоговым органом имеет важное значение при предоставлении бухгалтерских услуг, причем, как со стороны аутсорсерской компании, так и компании-заказчика. Грамотно выстроенное общение вкупе с ведением бухгалтерского и налогового учета согласно требованиям законодательства обеспечат вашей компании спокойную и беспроблемную деятельность — проверено на практике!