Отношения с бухгалтерской компанией: выстраиваем правильно

Грамотно выстроенная коммуникация с бухгалтерским аутсорсером во многом обуславливает результативность и качество предоставляемых бухгалтерских услуг. Поэтому, чтобы ваше сотрудничество с ним было беспроблемным, стоит изначально оговорить свои «хотелки» и его возможности их удовлетворить, а результаты изложить в договоре на предоставление бухуслуг.

Взвешенный выбор — уже полдела!

Одним из важных моментов работы с компанией-аутсорсером, напрямую влияющей на результат сотрудничества, является выстраивание грамотных партнерских отношений. Их основой будет обоюдное желание установить прочную и длительную деловую связь. Учитывая, что большинство направлений бухучета жестко привязаны к определенным срокам отчетности, а также потребностям конкретного вида бизнеса, это вынуждает подходить к выбору компании-аутсорсера, очень взвешено.

Разделение труда - вот главное отличие наших комплексных пакетов. Экономьте в пакете БИЗНЕС - ведите базу самостоятельно. Двигайтесь вперед в пакете ПРЕМИУМ - всю бухгалтерию берем на себя.

Пакет ПРОСТОЙ - платите по-операционно. Плата за услуги бухгалтера зависит от активности работы.

Как показывает практика, надежную бухгалтерскую компанию отличает, прежде всего, наличие высококвалифицированных специалистов-профессионалов, необходимой информационной базы и ПО, устоявшейся модели работы с клиентами, умение подстроиться под их потребности, ну и конечно, наработанная позитивная репутация на рынке. Наличие длительных отношений с другими компаниями-заказчиками, как правило, служит хорошей рекомендацией для установления партнерских отношений.

Преддоговорные «смотрины»

Первым шагом установления взаимоотношений с бухгалтерской компанией будет предварительное согласование основных условий предоставления бухуслуг. Выделим наиболее важные из них:

• определение объема и периодичности предоставления бухуслуг.
• определение условий и порядка выполнения взаимных обязательств, включая расчеты и ответственность сторон;
• утверждения порядка обмена документами и информацией в процессе взаимодействия в рамках договора на оказание услуг;
• согласование порядка использования специализированного ПО при предоставлении бухуслуг.

От согласования этих условий, а главное, их понятности для сторон, во многом и будет зависеть успешность их дальнейшего сотрудничества.

Заключение договора

Что касается самого процесса подготовки и подписания договора, то он, как правило, состоит из таких этапов:
1. Встреча (сегодня возможно и в онлайн). Это необходимо для подтверждения сторонами условий первичных договоренностей о сотрудничестве.
2. Подписание соглашения о неразглашении информации (конфиденциальности). Как правило, бухгалтерская компания захочет оценить объем работ, чтобы определить их стоимость. Для этого она должна будет получить доступ к конфиденциальной информации компании-заказчика.
3. Экспресс-аудит аутсорсерами деятельности компании-заказчика для определения объема услуг, в том числе и возможного восстановления учета.
4. Подписание договора об оказании бухгалтерских услуг.
5. Начало сотрудничества, передача документов в работу.
Кроме того, стороны должны обменяться контактами лиц, ответственных за взаимодействие, прием и обработку документов, определить их полномочия, каналы коммуникации и т.п.

Взаимодействие в рамках договора, как правило, состоит из нескольких самостоятельных процессов:

• обмена данными (информацией) и документами;
• отработки первичных бухгалтерских документов, составление регистров, отчетности и ее подача;
• применение бухгалтерского и другого ПО для облегчения предоставления услуг.

Взаимодействие по обмену документами и информацией

Для качественного предоставления/получения бухгалтерской услуги необходимо уделить особое внимание организации оперативного обмена информацией и документацией. Это даст возможность компании-заказчику контролировать полноту, качество и сроки предоставления услуг по направлениям бухучета, а компании-аутсорсеру — контролировать документооборот, отрабатывать бухгалтерские документы составлять необходимую отчетность и хранить информацию.

Исходя из сложившейся практики, в процессе работы с заказчиком бухгалтерская компания должна предоставлять ему следующую информацию:

• о сроках предоставления обязательной отчетности контролирующим органам. Ее подача может осуществляться бухгалтерской компанией в электронном или бумажном виде (после ее согласования). Если отчетность будет передаваться компанией-заказчиком самостоятельно, компания-аутсорсер должна предоставить ее заранее, в оговоренный договором срок (например, не позже 5 дней до отчетной даты и т.п.);
• о суммах начисленных налогов, сроках их уплаты;
• о сроках оплаты и взаиморасчетах с контрагентами (арендные платежи, за полученные товары (услуги) и т.п.);
• анализ расходов и доходов, дебиторской и кредиторской задолженности;
• о текущих изменениях в законодательстве, влиянии их на бизнес-деятельность компании-заказчика (может быть в виде дайджестов, разъяснений и т.п.);
• другую информацию по согласованию с компанией-заказчиком, непосредственно и/или косвенно касающуюся ее деятельности.

Взаимодействие при обработке документов

Еще раз напомним, что все хозоперации компании-заказчика, которые будут отображаться аутсорсером в бухучете, должны проводиться, исходя из предоставленных ему первичных документов. Их передача и отработка может происходить в электронном или письменном виде, главное, чтобы конкретная договоренность об этом была отражена в договоре о предоставлении бухуслуг.

Для осуществления бухгалтерского обслуживания может использоваться учетная программа, согласованная сторонами при подписании договора (например, 1С или любая другая). Если у компании-заказчика на момент подписания договора и начала обслуживания отсутствуют необходимые программные продукты, они могут быть предоставлены компанией-аутсорсером. Обращаем внимание, что все устанавливаемое ПО должно быть лицензионным.

В заключение отметим, что передавая часть бухгалтерских задач на аутсорсинг, компании-заказчику придется их периодически или постоянно контролировать, особенно если он работает с аутсорсером впервые. При этом степень контроля будет зависеть от объема предоставляемых услуг, побочных рисков и уровня компетентности специалистов-аутсорсеров. Поэтому, чтобы обезопасить себя от возможных неожиданностей, стоит довериться профессионалам, хорошо зарекомендовавшим себя на рынке бухгалтерских услуг.