Хранение информации — важная сторона работы бухгалтерской компании

В процессе предоставления услуг по бухучету специализированная бухгалтерская компания берет на себя обязанность сохранения переданных ей заказчиком данных и информации, касающейся его финансового положения и особенностей бизнеса. При этом поделиться полученной информацией аутсорсеры могут только с контролирующими или правоохранительными органами в случаях, прямо предусмотренных действующим законодательством.

Аутсорсер — надежнее!

Для многих руководителей бизнеса бухгалтерия — это хоть и не совсем понятный, но необходимый бизнес-процесс, доверить который посторонним означает не только утратить над ним контроль, но и уверенность в сохранности конфиденциальной информации. А это в условиях жесткой рыночной конкуренции может обернуться серьезными последствиями, причем весьма неприятными. Правильное хранение информации также обеспечивает быстрое восстановление бухгалтерского учета.

Разделение труда - вот главное отличие наших комплексных пакетов. Экономьте в пакете БИЗНЕС - ведите базу самостоятельно. Двигайтесь вперед в пакете ПРЕМИУМ - всю бухгалтерию берем на себя.

Пакет ПРОСТОЙ - платите по-операционно. Плата за услуги бухгалтера зависит от активности работы.

Между тем, сложившаяся за несколько лет практика рынка бухгалтерских услуг показывает, что как раз аутсорсинг бухучета оказывается более надежным в плане сохранности документов и коммерческой тайны клиентов, чем «родной» или «приходящий» бухгалтер. Рассмотрим несколько факторов, почему это так.

«Штатник» VS аутсорсер

Прежде всего, что бухгалтер в штате, что работающий по трудовому соглашению — это физические лица. А это означает, что при любом нарушении спрос с него, как и степень ответственности, намного меньше, чем у юридических лиц — аутсорсеров. Если за сохранность базы бухгалтерских данных и документов отвечает бухгалтер-физлицо, у вас практически нет никаких гарантий их сохранения при компьютерном сбое или, что хуже, проникновении в вашу сеть посторонних. А если такие данные хранятся в домашнем компьютере бухгалтера, работающего по совместительству, вы не только не имеете доступа к ним, но и гарантии того, что эти данные вам вернут в случае прекращения трудовых отношений.

Сегодня трудовое законодательство больше «заточено» на возмещение ущерба от хищения, порчи имущества работодателя и т.п., как правило, ограничивая его размером среднемесячного заработка работника. А вот если через такого бухгалтера «утекли» конфиденциальная информация или документы, что привело к финансовым потерям компании, привлечь его к ответственности будет весьма проблематично, ну, по крайней мере, небыстро, да и возместить потери в полном объеме вряд ли удастся.
Напротив, работая с компанией-аутсорсером по соответствующему договору, заказчик услуги будет круглосуточно иметь доступ к своим данным. Как правило, аутсорсеры осуществляют периодическое резервное архивирование всех данных, полученных от клиента. А передача полных данных бухучета после прекращения действия договора является одним из его главных условий.

Репутационный фактор

Серьезные компании, не первый год предоставляющие бухгалтерские услуги, с особой важностью относятся к своей репутации на рынке, одной из составляющей которых и является умение хранить тайны и документы клиента. Это кстати является также и одним их критериев выбора аутсорсера — ведь информация о непорядочности той или иной компании в этом вопросе распространяется быстро и может стоить ей потерей клиентов или даже ухода с рынка. Кроме того, серьезные компании-аутсорсеры страхуют свои ошибки и риски, предоставляя клиентам соответствующие финансовые гарантии. Поэтому для сохранения информации клиента, а значит и совей деловой репутации, они внедряют и поддерживают соответствующие меры безопасности.

Дозированная информация

Чтобы быть спокойным за свои данные следует понимать внутреннюю кухню работы бухгалтерской компании-аутсорсера. Ее сотрудники могут иметь представление о бизнесе компании-заказчика только из предоставленных им для отработки документов и информации. Это означает, что компания-заказчик вполне может влиять на информационные потоки, т.е. предоставлять аутсорсеру только документы, непосредственно необходимые ему для выполнения услуги и ничего лишнего.

Разрушаем стереотипы

Впрочем, несмотря на такие явные преимущества бухгалтерского обслуживания на аутсорсе, есть еще немало компаний, которые опасаются передавать бухучет сторонним лица. Руководствуясь устаревшими представлениями, многие руководители более склонны доверять хранение документов и конфиденциальной информации штатному специалисту, мотивируя это тем, что его легче контролировать.

Однако, такие мотивы весьма сомнительны и на самом деле, мало влияют на решение проблемы, особенно, если это касается технической стороны. На самом деле, аутсорсер всегда заинтересован, чтобы бизнес обслуживаемой им компании работал стабильно и развивался, поскольку это и его доход. Все моменты, касающиеся хранения документов и информации, прописываются или в основном договоре на бухгалтерское обслуживание, или в отдельном, в котором указываются гарантии аутсорсера и мер, которые он должен для этого предпринять.

Что прописать в договоре?

Кстати, наличие такого договора является значительным плюсом в пользу аутсорсинговой компании в сравнении со штатным или «приходящим» бухгалтером.
Перед заключением договора компания-заказчик вполне может потребовать ознакомления с внутренней документацией аутсорсера, касающейся хранения данных и информации, например, должностными инструкциями, положениями о конфиденциальности, уровнем защиты сети и т.п. В обязательном порядке в указанных договорах должен быть четко прописан механизм сохранности документов, информации и коммерческой тайны компании-заказчика и ответственность (компенсация) за его нарушение.

Где хранят?

Конечно, наиболее идеальный вариант для хранения электронной документации клиентов — защищенные data-центры с круглосуточным доступом и оперативной техподдержкой. Впрочем, бухгалтерские компании могут хранить их и на своих защищенных серверах, используя надежное лицензированное ПО, облачные технологии и т.д. Главное, чтобы для этого у них было достаточно необходимых технических мощностей.

В случае с бумажным вариантом работы с документами есть также немало классических способов надлежащего их хранения, например, таких как специальные комнаты и сейфы и защищенные от пожара наводнения или кражи сигнализацией.

Таким образом, передавая бухучет на ведение профессионалам, вы сможете не только больше времени уделять развитию бизнеса, но и быть уверенным в надежной сохранности своей конфиденциальной информации и документов, а в случае их утери или разглашения — возместить причиненный этим ущерб.