Работа с контрагентами клиента как разновидность услуг бухгалтера

Контрагент — это деловой партнер (юрлицо или ФЛП) предпринимателя: поставщик, покупатель, арендодатель, обслуживающий банк и т.д. Именно отношения с контрагентами формируют поток первичной документации, которая, в свою очередь, является основой бухучета. Какую часть работы с ними может выполнять бухгалтерская компания в рамках предоставления комплекса бухгалтерских услуг?

Контрагентов — аутсорсерам

Взаимодействие с деловыми партнерами и заключение с ними различных сделок является неотъемлемой частью любого активно работающего бизнеса. Все официально оформленные контакты с контрагентами, в конечном итоге, обязательно находят свое отражение в бухгалтерской отчетности.

Разделение труда - вот главное отличие наших комплексных пакетов. Экономьте в пакете БИЗНЕС - ведите базу самостоятельно. Двигайтесь вперед в пакете ПРЕМИУМ - всю бухгалтерию берем на себя.

Пакет ПРОСТОЙ - платите по-операционно. Плата за услуги бухгалтера зависит от активности работы.

После подписания договора с конкретным контрагентом бухгалтерия должна формировать по нему всю первичную документацию, отражающую ход выполнения сделки. Как правило, за этим стоит необходимость поддержания постоянного контакта, осуществления взаиморасчетов, сверок и другой необходимой бухгалтерской работы. Если эта функция передана бухгалтерской компании (в рамках комплексного обслуживания или как отдельная услуга), компания заказчик снимет с себя значительную часть «головной боли», которая почти всегда присутствует в отношениях с противоположной стороной договора.

Иными словами, по поручению заказчика бухгалтерская компания (по аналогии с представительством интересов в налоговой) возьмет на себя практически всю работу с его контрагентами, в частности бухгалтерское сопровождение сделки, включая учет, расчеты, сверки и отчетность.

Что входит в сервис?

Сотрудники бухгалтерской компании-аутсорсера при помощи соответствующего программного обеспечения сформируют информационную базу данных. В ней будут храниться все данные о каждом контрагенте, с которым заключен соответствующий договор. Они включают его наименование, банковские, юридические и почтовые реквизиты, коды, телефоны, электронную почту и другие необходимые сведения.

В зависимости от вида договорных отношений и характера самой сделки работа аутсорсера в каждом конкретном случае будет иметь свои особенности. Между тем, в любом случае стандартный перечень действий будет примерно следующим:

• получение от контрагента первичных документов по осуществленным операциям (купле, продаже, поставке, аренде, предоставлении услуг и т.д.);
• оформления необходимых платежных документов и производство расчетов;
• включение информации об операциях с контрагентом в соответствующие бухгалтерские регистры;
• инвентаризация, сверка взаиморасчетов по действующим договорам;
• работа с дебиторской задолженностью;
• проведение взаимозачетов и корректировок задолженности;
• формирование отчетности и отправка ее в контролирующий орган.

Электронный документооборот и ПО

Стоит отметить, что качество и скорость работы бухгалтерской компании с контрагентами заказчика во многом зависит от того, налажен ли с ними электронный документооборот (ЭДО). Наличие ЭДО позволяет исключить обмен бумажными носителями, причем это касается не только, бухгалтерских документов, например, накладных, счетов-фактур, актов приемки и т.д. При взаимодействии с контрагентами заказчика у компании-аутсорсера может возникать необходимость в получении/отправке и других документов: писем, уведомлений, актов сверки и т.п. При этом ЭДО не только сэкономит время и финансы, но и позволит бухгалтеру-аутсорсеру, при необходимости работать с документами клиента практически круглосуточно и даже без привязки к конкретному офису, поскольку электронные документы будут храниться на серверах соответствующего оператора.

Кстати, существующие сегодня на рынке сервисы и бухгалтерские программы позволяют, при необходимости, оставить часть функции по работе с особыми контрагентами руководителю компании-заказчика. Прежде всего, это касается выставления счетов. Некоторые руководители бизнеса, исходя из его специфики, предпочитают контактировать с отдельными партерами при взаиморасчетах лично и в любое время суток. Как правило, это т.н. «гаджетные» руководители, которые имеют определенные познания не только в современных технологиях, но и в бухгалтерии и могут сами оформить контрагенту счет и/или составить акт, получить накладную и занести ее в базу. Это позволяет им не зависеть от рабочего времени бухгалтерской фирмы-аутсорсера (например, в выходные и праздничные дни), вместе с тем, воспринимается как неотъемлемая часть сервиса по удаленному бухобслуживанию.

Проверка контрагента

Отдельно стоит остановиться на таком направлении, как проверка контрагента. Оно является очень важным ввиду того, что, в случае, если ваш контрагент «замазан» каких-то некрасивых историях с мошенничеством, неуплатой налогов, находится на грани банкротства и т.п., это, в конечном итоге, может повлиять и на вашу деловую репутацию, а иногда и привести к серьезным финансовым потерям, например, отказе в возмещении НДС, признании расходов для налога на прибыль и т.п. Поэтому, в рамках бухобслуживания многие компании-аутсорсеры предоставляют услугу проверки надежности деловых партеров своих заказчиков на предмет их добросовестности.

Сегодня с помощью специального ПО у бухгалтерских компаний есть возможность получения нужной информации по контрагентам заказчика, используя для этого открытые госреестры и/или платные сервисы, в частности:

• регистрационные данные (полное название, код ЕДРПОУ, ИНН, адрес, телефон, ФИО руководителя, данные о системе налогообложения, видах деятельности (КВЕД), конечных бенефициарах;
• наличие налоговой задолженности, непогашенных кредитов, что дает возможность сделать косвенный вывод о финансовом состоянии контрагента;
• судебные производства или в ступившие в силу решения суда с участием контрагента и другую информацию.

Полученная таким образом информация дает возможность быстро составить и актуализировать базу данных о контрагентах компании-заказчика.
Как видим, сегодня у бухгалтерских компаний есть достаточно различных инструментов для работы с контрагентами заказчика, который, передав эту функцию на аутсорсинг профессиональным бухгалтерам и юристам, может сосредоточиться на развитии бизнеса, не опасаясь за его бухгалтерскую часть.