Выдавать аванс на коммандировку не обязательно!

Миндоходов в письме ? 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 от 03.07.2013 г. разъяснило необходимо ли выдавать аванс и отчетность по израсходованным собственным средствам.
Пунктом 170.9 ст. 170 НКУ предусмотрено налогообложение сумм излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленный срок.
Суммы и состав расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, установлены постановлением Кабинета Министров Украины от 2 февраля 2011 года N 98 (далее - Постановление N 98). Во исполнение п. 12 Постановления N 98 приказом Министерства финансов Украины от 17.03.2011 г. N 362 изменена редакция Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. N 59 (далее - Инструкция).
Указанная Инструкция является обязательным для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.
То есть бюджетное предприятие перед направлением работников в командировки обязательно должно выдать им аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные расходы (п. 5 раздела первого и п. 11 раздела второго Инструкции N 59).
Такой обязанности для небюджетных предприятий нормативные документы не устанавливают. Статьей 121 Кодекса законов о труде Украины предусмотрена только обязанность предприятия возместить понесенные работником в командировке расходы. То есть работник в командировке может нести расходы за счет собственных средств. А по возвращении из командировки предприятие должно возместить соответствующие расходы.
Вместе с тем небюджетные предприятия могут закрепить обязанность выдавать аванс в собственном положении о командировке. Такая обязанность может устанавливаться также приказами о командировке.
Таким образом, другие предприятия и организации данный документ могут использовать как вспомогательный (справочный).
По возвращении из командировки работник обязан предоставить (согласно Инструкции) отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 05.12.2012 г. N 1276 "Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления" (далее - Порядок 1276), при этом главным условием возмещения расходов является наличие оригиналов документов, подтверждающих стоимость таких расходов (билеты, квитанции, чеки, расчеты и т.д.).
То есть работнику, который потратил собственные средства на командировку, в случае представления отчета об использовании средств на командировку согласно Порядку N 1276 и соответствующих документов, подтверждающих стоимость понесенных расходов, возмещаются расходы.
Таким образом, независимо от того, выдавался ли аванс на командировку или расходы во время командировки осуществлялись за собственные средства, работник предприятия обязан представить отчет об использованных средствах, выданных на командировку или под отчет, в сроки, установленные пп. 170.9 ст. 170 НКУ.
По вопросу срока представления работником отчета о потраченных средствах во время командировки, снятых с корпоративной платежной карты предприятия, сообщаем следующее.
Действие п. 170.9 ст. 170 НКУ распространяется также на расходы, связанные с командировками или использованием некоторых гражданско-правовых действий, которые были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, с учетом следующих особенностей:
а) в случае если во время служебных командировок командированное лицо - плательщик налога получил наличные с применением платежных карточек, он подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки;
б) в случае если во время служебных командировок командированное лицо - плательщик налога применил платежные карточки для возвращения расчетов в безналичной форме, а срок представления плательщиком налога отчета об использовании выданных на командировку средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).
Пунктом 2.12 главы 2 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. N 637, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 13.01.2005 г. за N 40/10320 (далее - Положение), определено, что физические лица - доверенные лица предприятий (юридических лиц), которые в соответствии с законодательством Украины получили наличность с текущего счета с применением корпоративного платежного средства, используют ее по назначению без оприходования в кассе. Указанные доверенные лица представляют в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и в порядке, определенном для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т. п.) вместе с неизрасходованным остатком наличности.
Следовательно, если во время служебных командировок командированное лицо получило наличные с применением платежных карточек, в том числе с использованием личного специального платежного средства, оно подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.