О нюансах подтверждения расходов на командировку

ГНАУ в письме от 07.09.2011 г. ? 10077/5/15-1216 рассмотрела вопросы относительно подтверждающих документов, которые должны предоставлять физические лица ? предприниматели командированным работникам при осуществлении с ними наличных расчетов.
В соответствии с пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 раздела IV НКУ, в общий месячный (налогооблагаемый) доход плательщика налога не включаются средства, полученные на командировку или под отчет и рассчитанные согласно п . 170.9 ст. 170 НКУ и разделу III НКУ.
В соответствии с пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 раздела III НКУ при определении объекта налогообложения учитываются расходы физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким плательщиком налога или являющихся членами руководящих органов плательщика налога, в пределах фактических расходов командированного лица, на проезд (включая перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений, оплату телефонных разговоров, оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.
Указанные в абзаце первом этого подпункта расходы могут быть включены в состав расходов плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов, счетов, полученных из отелей (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирование мест в местах проживания, страховых полисов и т.п.
Суммы и состав расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, установлены постановлением Кабинета Министров Украины от 2 февраля 2011 года N 98 (далее - Постановление N 98). Во исполнение п. 12 Постановления N 98 приказом Министерства финансов Украины от 17.03.2011 г. N 362 изменена редакция Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. N 59 (далее - Инструкция).
Указанная Инструкция является обязательной для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.
Однако другие предприятия и организации данный документ могут использовать как вспомогательный (справочный).
В случае, если командированный работник проводит расчеты наличными за полученные услуги по найму жилого помещения и переезд с физическим лицом - предпринимателем, было бы целесообразно, кроме билетов, квитанций, чеков, расчетов и т.д., получать копию документа, подтверждающего его государственную регистрацию в соответствии с законом как субъекта предпринимательской деятельности (ст. 177.8 НКУ), а также копию свидетельства об уплате единого налога.
Порядок выдачи Свидетельства об уплате единого налога утвержден приказом ГНА Украины от 29.10.99 г. N 599, зарегистрированным в Минюсте Украины 02.11.99 г. за N 752/4045. Согласно этому Порядку для получения такого Свидетельства физическое лицо - субъект предпринимательской деятельности подает в налоговый орган заявление, в котором указывает виды деятельности, которыми предполагает заниматься, и которые указываются в выданном Свидетельстве.
Именно к этим видам деятельности и применяется упрощенная система налогообложения и по ним уплачивается единый налог.
Учитывая вышеизложенное, предприниматели, избравшие способ налогообложения своей деятельности согласно Указу, могут осуществлять ее только по видам деятельности, на которые местными советами по месту их государственной регистрации установлены ставки единого налога, и указаны в полученном Свидетельстве и за которые, соответственно, уплачен единый налог.
При установлении конкретных видов предпринимательской деятельности, осуществление которых будет возможным с применением упрощенной системы налогообложения, местные советы руководствуются перечнем видов экономической деятельности, утвержденного классификатором видов экономической деятельности Украины (ДК 2005), который утвержден приказом Госпотребстандарта Украины от 26.12.2005 г. N 375.
По возвращении из командировки работник обязан предоставить (согласно Инструкции) Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, при этом главным условием возмещения расходов является наличие оригинала документов, подтверждающих стоимость таких расходов (билеты, квитанции, чеки, расчеты и т.д.).
В случае начисления (выплаты) доходов налоговый агент должен отразить в налоговом расчете по ф. N 1ДФ такие выплаченные доходы в пользу всех плательщиков налога, включая выплаченные в пользу физических лиц - предпринимателей под признаком дохода "157".